DATALEGIS SA
DATALEGIS 15/04/2020 Ofício Circular 3/2020 SG/DIRC/ANM/MME
Ofício Circular 3/2020 

MINISTÉRIO DE MINAS E ENERGIA

AGÊNCIA NACIONAL DE MINERAÇÃO

OFÍCIO-CIRCULAR Nº 3/2020/SG/DIRC

Brasília, 15 de abril de 2020.

ÀS (AOS)

SUPERINTENDÊNCIAS

GERÊNCIAS REGIONAIS

ÓRGÃOS DE ASSISTÊNCIA DIRETA E IMEDIATA DA DIRETORIA COLEGIADA  

C/C

DIRETORIA COLEGIADA  

Assunto: Tramitação de processos para a Secretaria Geral da Diretoria Colegiada.

Prezados Superintendentes, Gerentes Regionais e Gestores dos Órgãos de Assistência Direta e Imediata da Diretoria Colegiada,  

Ao cumprimenta-los, solicitamos que, a partir de hoje, não mais sejam enviados à Secretaria Geral - SG processos que não estão prontos para a deliberação da Diretoria Colegiada. A SG não deve ser destinatária de processos SEI apenas para conhecimento ou acompanhamento, ainda em fase de instrução.

Com relação aos processos enviados para deliberação da Colegiada, estes devem ser encaminhados apenas à SG e encerrado em suas unidades, não devendo ser apensados novos documentos. Exceção a essa regra se dá para novos documentos oriundos do Protocolo Digital, em que o próprio titular anexa um ou mais documentos no processo.

Isto posto, seguem orientações para adequação do fluxo de trabalho:

Processos que já estão na Secretaria Geral:

Caso tenham sido enviados por Gerências Regionais, Gerências, Coordenações, Entradas e outras unidades organizacionais que não sejam Protocolo Digital, Superintendências, Diretoria Colegiada e seus órgãos de Assistência Direta e Imediata (Procuradoria Federal Especializada, Auditoria Interna, Corregedoria e Ouvidoria), informamos que a SG não irá dar prosseguimento e os mesmos serão fechados no SEI da SG sem novos despachos ou encaminhamentos.

Caberá à unidade que enviou o processo monitorar o andamento e ajustar o trâmite. Sugere-se que refaçam seus despachos para os órgãos superiores aos quais estão vinculados, e que estes remetam à SG quando os processos estiverem prontos para a deliberação da Diretoria Colegiada.

Registro de Atributos dos processos no SEI:

Os processos devem ser corretamente estruturados no SEI para permitir filtros, classificação e encaminhamentos adequados. Nesse sentido, é primordial colocar o campo correto no TIPO DE PROCESSO bem como no ASSUNTO do processo. Estamos automatizando algumas atividades e se o input dos metadados dos processos estiverem equivocados, poderá haver demora no trâmite dentro da SG. Consequentemente, na deliberação da Diretoria Colegiada.

Relacionamento de Processos no SEI:

Em alguns casos, existe um processo principal onde determinado assunto está sendo discutido, mas o tema se relaciona a outros processos do mesmo titular ou interessado. Para tais situações, deve-se fazer o relacionamento dos processos, de modo a manter o rastreamento das informações. Este procedimento pode ser feito clicando no íconeda barra de ícones do processo SEI. Caso tenham dificuldades em fazer o relacionamento, entrem em contato com o NUGEP (Núcleo de Gestão Documental e Protocolo) pelos e-mails nugep@anm.gov.br ou nugeo@anm.gov.br.

O documento SEI 1234001 contém as orientações gerais do NUGEP para auxiliar com esta ação de relacionamento de processos. Sugerimos que todos visitem os seguintes links para mais orientações: relacionamento de processos SEI e Manual de usuário do SEI.

Ademais, solicitamos que façam a divulgação e implementação destas medidas entre as equipes de servidores das suas unidades organizacionais, de modo a uniformizar o conhecimento, as orientações e a forma de trabalho estabelecidas.

Sem mais para o momento, agradecemos e contamos com o apoio de todos no aprimoramento dos trabalhos da Secretaria Geral da Diretoria Colegiada.

Respeitosamente,

Felipe Barbi Chaves
Secretário-Geral da Diretoria Colegiada

Publicado Internamente pela ANM em 15/04/2020

Este texto não substitui a Publicação Oficial.